SCRUM: AGILIZANDO LA INNOVACIÓN ESCOLAR ( sólo para mentes abiertas )

Esta semana pasada he tenido el placer de compartir una charla con una Institución Educativa de 7 Colegios preocupada por el desarrollo que deben acometer y su futuro en los próximos años. Enfocado el asunto de lo que viene y cómo va a afectar a los colegios, la pregunta es bien clara: ¿esto cómo lo hacemos?Bien, por lo menos tienen claro que hay que hacerlo.

Al terminar el encuentro, el responsable de innovación y futuro, me comentó: está claro que hay que crear una estructura de trabajo. Pues si. Es una de las partes más importantes en cualquier proceso de cambio: no sólo son las ideas, son las personas que las van a implementar, y las estructuras y dinámicas de trabajo que van a utilizar.

Uno de nuestros grandes defectos o retos que tenemos en la mayoría de los centros escolares, y si es director o coordinador tendrá seguramente mi misma opinión, son las reuniones de trabajo . Y si son de innovación y cambio, mucho más.

Tenemos problemas de tiempos, estrategias efectivas y dinámicas de equipos, que sumadas a las tomas de decisiones y seguimientos, convierten muchos colegios en escenarios de eternos proyectos e ideas que nunca llegan a finalizar con éxito.

En nuestro Posgrado de Dirección e Innovación, vimos con Javier Martín (@loogic ), una dinámica de trabajo colaborativo que se está utilizando en diversas organizaciones para potenciar el crecimiento de la misma, y además, ordenar de forma sistemática el trabajo de sus equipos. Esta dinámica, enmarcada en lo que se denominan “metodologías ágiles”, se denomina “SCRUM”, la cuál, y sea sincero con usted mismo, en educación no la conocemos.

“SCRUM” no es ningún acrónimo ni ninguna abreviatura, si no que es una posición del rugby, asociada a la “melé”. Si no es muy fan de este deporte, o lo ha visto poco, una melé es una posición en el que los dos equipos se agrupan para ganar terreno al otro.

Es importante destacar, que los jugadores de cada equipo deben apoyarse unos con otros de una

forma estratégicamente ordenada y coordinada, de manera que si un componente del equipo se cae, empuja de forma descoordinada al resto, o no mantiene la tensión necesaria para mantener al equipo unido, éste pierde su posición y se desmorona.

El SCRUM, ya como metodología, pertenece al grupo de las denominadas metodologías ágiles – desarrolladas en 2001 por un grupo de americanos especialistas en software - , y entendidas como aquellas metodologías que permiten adaptar la forma de trabajo a las condiciones del proyecto a trabajar, consiguiendo flexibilidad e inmediatez en la respuesta, para amoldar el proyecto que en este caso que vayamos a aplicar en el Colegio, a las circunstancias específicas del entorno.

Existen más metodologías ágiles ( kanban, XP, Agile Inception … ), pero una vez analizadas las más utilizadas, y oyendo a Javier sobre el asunto, me inclino por ésta para hacer una pequeña inmersión en la misma.

Antes de nada , ¿qué ventajas tienen estas metodologías ágiles? Bueno, podemos destacar las siguientes:

• Predisposición y respuesta al cambio propuesto en el Colegio con el proyecto/producto a implementar.

• Prioriza el conocimiento tácito de las personas – algo que nos encanta en educación - al explícito de los procesos.

• Desarrollo incremental del proyecto con entregas funcionales frecuentes.

• Comunicación verbal directa entre los implicados en el proyecto. Motivación y responsabilidad de los equipos por la auto-gestión, auto-organización y compromiso que se genera.

• Simplicidad. Optimización del tiempo. Mejorar el contenido de las reuniones y estar en comunicación activa. Algo necesario en TODOS los colegios.

Bien, pero centremos el tiro en el SCRUM.

Primero, hablemos de funciones de las personas en el SCRUM:

1.- Propietario Scrum (Proyecto/Producto).

Esto en los colegios es complejo de definir, nuestras funciones y organigramas son a menudo profanados, ocasionando muchas veces, solapamiento en múltiples decisiones, ideas, propuestas … yo lo propongo en el papel de la dirección del colegio. Es el que marca las prioridades de lo que se va a hacer. Y debe de estar implicado para que el trabajo tenga éxito

2.- Líder Scrum

Es el responsable de seguir las reuniones, avanzar con ellas, y ayuda al equipo a avanzar con el proyecto.

3.- Equipo Scrum

Son el conjunto de personas que constituyen el equipo de trabajo. Tienen la responsabilidad de implementar y desarrollar las acciones previstas para el desarrollo del proyecto.

4.- Usuarios finales.

Beneficiarios finales del proyecto, los cuáles pueden aportar sus ideas y sugerencias para mejorar el proceso, y por tanto, el producto final del proyecto.

Una vez aclarado este asunto, vamos a las partes, acciones y aspectos fundamentales del SCRUM.

Como no pretendo confundirle demasiado, dejo en el tintero aspectos importantes, que creo que le pueden confundir más que aclarar … para eso está la formación – hay que empezar a evolucionar e ir saliendo ya de tanto curso de liderazgo infructuoso -.

Lo primero que nos encontramos es el producto a realizar: desarrolla las tareas, funciones y requerimientos que vamos a intentar conseguir. Principal dinamizador: la persona que he denominado propietario scrum o, para los que os gustan los anglicismos, Product Owner.

A continuación, viene la ejecución de este producto, que se ejecuta en bloques temporales que son cortos y periódicos, denominados SPRINTS, que por lo general se deben de ejecutar de entre 2 hasta 4 semanas, que es el plazo para feedback y reflexión.

Cada Sprint es una entidad en sí misma, esto es, proporciona un resultado completo, una variación del producto final que ha de poder ser entregado con el menor esfuerzo posible cuando éste lo solicite.

Es importante destacar que estos Sprints no deben ser alterados durante su proceso ( ahhhh¡ que dificil esto, eh?). Se acaban, y si es necesario, se crea otro para acometer posible mejoras .

Cada día que dure el sprint, se debe realizar una tarea “iterativa” con el equipo scrum. Es una reunión operativa, de no más de 20 minutos, y que se denomina “reunión sprint”

En ella, cada miembro del equipo realiza una supervisión del trabajo realizado por los demás para ver si es necesario realizar alguna adaptación que permita cumplir con el compromiso adquirido. En esta reunión sprint se responde a las siguientes preguntas:

• ¿ Qué he hecho desde la última reunión de sincronización?

• ¿Qué voy a hacer a partir de este momento?

• ¿Qué impedimentos tengo o voy a tener?

Durante el Sprint, el líder Scrum se encarga de eliminar los obstáculos que el equipo no pueda resolver por sí mismo y protege al equipo de injerencias externas que perturben su compromiso o su productividad.

El último día del Sprint, se realiza una revisión, que tiene dos partes: demostración y retrospectiva.

En la primera, el equipo presenta producto final según se determinó y con aportaciones , si es posible, del usuario final. En la segunda parte, el equipo determina y presenta cuáles son los obstáculos que se ha ido encontrando, siempre con el objetivo de mejorar la productividad. El líder Scrum se encargará de eliminar esos obstáculos de cara a futuras acciones.

Son solo barnices. Este blog, tiene una intención más inspiradora y reflexiva que otra cosa, y tengo claro que hay que profundizar de forma vertical en estas dinámicas metodológicas para que mejoremos exponencialmente nuestras estrategias, para implementar de forma exitosa la innovación educativa en nuestros colegios.

Nuestro trabajo ya no está en el si o no de la innovación, está en determinar con quién, cómo y para quién vamos a hacerlo. Y de eso va Scrum.

Como verá, cambia de forma radical nuestros planteamientos de enfoque de análisis de proyectos, innovación y mejora continua. Desde mi perspectiva, entronca directamente con la dinámica de los proyectos de dirección escolar que impulsamos en diversos colegios de España y México, y estoy seguro que seguirá impulsando de forma positiva todo lo que vamos asumiendo.

Seguimos. Nos vemos en la redes.

" Sea lo más bueno que pueda, pero nunca intente demostrarlo"